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テクノロジー

無料のタスク・プロジェクト管理ツール「Backlog」の料金・作成・使い方まで徹底解説!





今のコロナ渦の中でリモートワークを導入している職場も多いと思います。

リモートワークが普及してきて、皆さんが出社していた時と一番ギャップを感じる瞬間はなんですか?

筆者は「密にコミュニケーションがしづらい事」だと思っています。

そんな時無料のタスク・プロジェクト管理ツールを使うことで、チームメンバー全員の現在のタスクや進捗状況をひと目で把握することができ、コニュニケーションもスムーズに行うことができます。

今回は、そんな便利な無料のタスク・プロジェクト管理ツールの1つであるBacklogをご紹介します。

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Backlogの概要

Backlogは2005年6月から日本の福岡県にあるソフトウェア企業、株式会社ヌーラボが提供しているプロジェクト管理ツールです。

近年は利用ユーザー数が急増しており、2018年8月には利用者数は100万人を超えています。

国産のツールとしては最大級で、同種のツールとしてはJIRAやTrac、Basecampなどが有名でが、 その中でBacklog特有の機能や強みとしては、絵文字の採用、柔らかいUI、300種類以上のキャラクターアイコンやスターによるいいね機能など、チーム間のコミュニケーションを円滑にする工夫が多く用意されている点です。

チームのタスク管理と情報共有に力を入れることでチームメンバー間のコラボレーションを目指したソフトウェア設計になっています。

他にもSVNとGitを使ってチームのソースコードを管理できたり、Trello風なタスクが書かれている「カード」をドラッグ&ドロップすることで直感的にタスクの状態を管理できたりと、 エンジニアがイメージするプロジェクト管理ツールとしての機能もしっかり提供されています。

ちなみにAndroid、iOSでアプリもリリースされているため、コメントや、プロジェクトの進捗をいつでもどこでも確認することができます。

【ブラウザ版】:Backlogの公式サイト

 

【Android】: https://play.google.com/store/apps/details?id=backlog.android&hl=ja&gl=US

【iOS】: https://apps.apple.com/jp/app/backlog/id863872037

Backlogの主な機能とメリット

すでに検討済みで、すぐにでも利用したいと考えてる方は、機能解説を飛ばして『Backlogの初期設定』から読み進めてください。

Backlogには、いくつかのメインとなる機能が存在しています。

・チームコラボレーション機能

・プロジェクト管理機能

・タスク管理機能

・バグ管理機能

・Subversion・Gitバージョン管理機能

特にBacklogを他社ツールと比較すると、非常にエンジニアの業務と連携しやすいように設計されていることが特徴的です。

もちろん、別職種であってもタスク管理・プロジェクト管理は業務ごとに発生するため、利用者の幅は広いと思います。

実際に利用されている職種の中でも、開発に携わるシステムエンジニアやプログラマーといったIT部門から、マーケティング部門、人事部門、総務部門まで幅広い業種で利用されている状況です。

ここでは、特に共通して利用されるチームコラボレーション機能、プロジェクト管理機能、タスク管理機能の3つを詳細に解説していきます。

Backlogのチームコラボレーション機能

チームで働く全ての人が利用できるプロジェクト管理ツールの「Backlog」は、シンプルでわかりやすいデザイン性となっており、開発、Webデザイン、マーケティング、人事・総務など職種を超えたコラボレーションを実現します。

・プロジェクトメンバーの権限管理

・Wikiによる情報共有

・チームメンバーとファイル共有

・スター機能によるいいね文化育成

・心情を表現する絵文字機能

・課題における最新内容のお知らせ機能

こちらの各機能を簡単に解説していきます。

プロジェクトメンバーの権限管理

チームコラボレーションツールであるBacklogは、車内の麺梅から代理店、取引先に至るまで、一つの管理スペースで情報共有や作業を行うことができます。

また、管理スペースの管理者は、各ユーザーにてきせうな権限を振り分けることにより、ユーザーごとの権限を付与・管理等が行えます。

Wikiによる情報共有

Backlogでは、backlog Wikiを内包しており、プロジェクトや課題に関してのメモ、会議の議事録や資料、作業マニュアル、仕様書などチームメンバーに向けた情報を文しょで管理します。

さらには、リンク共有、PDF出力にも対応しています。

チームメンバーとファイル共有

サイト制作に関する素材や写真、チラシ、説明資料等の画像ファイルをBacklogのプロジェクトごとに格納することができます。

大容量ファイルにも対応しているため、プロジェクトメンバー間でも余裕を持って利用することができます。

スター機能によるいいね文化育成

プロジェクトに関する課題に対してコメントし、チームメンバーの作業にフィードバック・質問することができます。

また、その中でスター機能を利用することで、SNSのようにメンバー間で「いいね文化」を育成することができます。

そのため、メンバー間のコミュニケーションを活発にして、より良い共同作業を育むことができます。

心情を表現する絵文字機能

コミュニケーションをさらに快適にするため、絵文字機能もあります。

ただただ機械的に作業をすることなく、コメントのやりとりの中で活発な連絡を絵文字を通して行い、共同作業の円滑化を実現します。

課題における最新内容のお知らせ機能

チームへの情報共有を円滑に進めるため、お知らせ機能が実装されています。

課題の追加、各担当者の割り当て、課題に関する確認事項をメールでお知らせします。

この通知機能を活用することで、チームメンバーとのコラボレーションを促進することができます。

Backlogのプロジェクト管理機能

Backlogにおけるプロジェクト管理機能は、スケジュールや課題の進捗管理・情報共有まで包括的にサポートしたものになります。

・プロジェクトの可視化

・ボードによる直感的操作

・ガントチャートによる進捗確認・管理

・作業進捗状況の可視化

・職種間を超えたコラボレーション

・ユーザーの権限管理

・モバイル端末によるプロジェクト管理

こちらの各機能を簡単に解説していきます。

プロジェクトの可視化

Backlogでは、プロジェクトの進捗を可視化することができます。

開発、デザイン、マーケティングなどの業務ごとにプロジェクトを作成することにより、課題や作業の作成・整理することができます。

ボードによる直感的操作

課題進捗をBacklogにあるボード機能によって確認することができます。

「カード」と呼ばれる管理方法で、ドラッグ&ドロップすることができ、直感的に課題の状態を変更することができます。

作成・変更・削除等はリアルタイムで反映させることができます。

ガントチャートによる進捗確認・管理

プロジェクトの進捗をガントチャート表でも確認することができます。

作業スケジュールなどは棒グラフで表されており、進捗は色分けすることができ、長期プロジェクトではマイルストーンも併用することができます。

作業進捗状況の可視化

Backlogは、課題の担当者・期限を設定することができます。

作業の進捗状況は、未対応・処理中・処理済み・完了の4つから選択することができます。

そのため、担当者は作業進捗の明示・対応漏れなどを防止することができます。

職種間を超えたコラボレーション

非エンジニアであっても簡単に利用することができるBacklogは、シンプルで分かりやすいデザインになっています。

そのため、開発、デザイン、マーケティング、営業、総務、人事など職種間を超えたコラボレーションが実現できます。

ユーザーの権限管理

社内のメンバーから代理店・取引先まで、一つの管理スペースで情報共有や作業を行うことができます。

管理者は各ユーザーに適切な権限を振り分けて、簡単で分かりやすい操作感で権限管理することができます。

モバイル端末によるプロジェクト管理

モバイルやタブレットからもプロジェクト管理することができます。

ブラウザ版のBacklogスペースのデータと自動で同期することができるため、チームメンバーへのフィードバックやコメント、情報共有など最新のデータをスムーズに共有することができます。

Backlogのタスク管理機能

Backlogのタスク管理機能は、チームメンバーとの担当作業と進捗状況を可視化することができます。

お互いの業務内容を把握し、協力しながらスムーズに作業できる環境を実現できます。

・チームメンバーのタスク確認

・課題更新メールによるお知らせ

・課題の締め切り管理

・親課題と子課題のタスク分割

・課題担当者の管理

・作業状態の設定

これらの機能を一つ一つ解説していきます。

チームメンバーのタスク確認

基本的にBacklogでは、チームによる課題管理に必要な機能が取り揃えられています。

ToDoリストの作成、プロジェクトメンバーの作業進捗確認など、様々な用途で利用することができます。

課題更新メールによるお知らせ

Backlogは、課題作成や担当者の割り当て、コメントなどをチームメンバーに通知できます。

メールによるお知らせを設定することによって、チームに情報漏れをなくし、快適な作業環境を実現することができます。

課題の締め切り管理

Backlogに課題の期限日を設定することで、プロジェクトやタスクの締め切り日を管理することができます。

作業開始日と期限日を設定するとガントチャートを自動で作成されます。

親課題と子課題のタスク分割

Backlogでは、タスク単位で親課題と子課題に分割することができます。

課題分割することで、タスク内容と担当者を明確にできます。

分割できることによって、タスクをさらに整理することができます。

課題担当者の管理

Backlogでは、課題に対する担当者を決定することができます。

担当者を明確にすることで、作業の対応もれを防げるだけではなく、誰がどの作業を取り進めているのかチーム全体で把握することができます。

作業状態の設定

Backlogでは、作業進捗状況を登録してチームメンバーにお知らせすることができます。

進捗状況は、未対応・処理中・処理済み・完了の4つから選択できます。

Backlogの初期設定

ここまでBacklogを導入するにあたっての機能説明とそこから分かるメリットについて解説してきました。

ここからはBacklogを導入する際の初期設定と、基本の機能である課題の作成について順番に解説していきます。

 

 

まずはBacklogのURLにアクセスして右上にある「無料トライアル」をクリックします。

【ブラウザ版】:Backlogの公式サイト

 

 

するとプランと料金を選択する画面に移動します。

Backlogでは全てのプランで30日間の無料期間が使えます。

無料期間中は支払い方法の情報は入力しなくていいので誤って無料期間を超えてしまって支払いをする心配もありません。

百聞は一見にしかずと言いますし、この際に一度お試しで使ってみるのがおすすめです。 今回は一番右のスタータープラン選択してみます。

 

 

ここで、スペースID ・組織名 ・氏名 ・メールアドレス ・パスワード を設定します。

「スペースID」の補足するとスペースIDとはあなたのプロジェクト固有のIDという解釈です。

作成するプロジェクト一つにつきスペースIDを設定して、そのIDがBacklogのURLの一部になります。

ちなみにこのスペースIDを後から変更することもできますが、有料プラン(税抜10000円)になりますのである程度慎重に入力しましょう。

 

 

ここまで来れば初期設定はあと少しです。

プロジェクト名とプロジェクトキーを入力します。

この2つは後から変更可能ですが、 少し注意すべき点が後からプロジェクトキーを変更すると、プロジェクト内のすべてのリソースのURLが変わってしまいます。

なのでここもある程度慎重に入力しましょう。

基本的に間違って登録した場合など以外では、プロジェクトキーを変更しないことをおすすめします。

 

 

次にメンバーを追加する場合は追加したいメンバーのメールアドレスを入力することで自分のプロジェクトに招待することができます。

個人で使用する場合はスキップでよいでしょう。

後からでもメンバーは招待できますが、スタータープランの場合5人までしか招待できないのでご注意ください。 招待の仕方は公式ヘルプセンターを見ると分かりやすいです。

 

 

お疲れ様です。

これでBacklogでプロジェクトを作成出来ました!

基本的に画面を見れば何ができると親切に記載されていますので操作に迷うことはほぼないと思います。 最後に試しに実際に課題を追加してみましょう。

上部ヘッダーにある+アイコンをクリックするかページ右部分にある「3.課題を追加しよう」の「追加する」をクリックしてください。

 

 

プロジェクト名を選択すると課題の作成画面に移動します。

ここでやるべきタスクの記入をしていく形です。

先程概要でBacklogの特徴として記載した300種類を超える絵文字は課題詳細欄の左下にある顔のアイコンをクリックすると使えるようになります。

使いたいアイコンをクリックしてプレビューを押すと絵文字が表示されています。

 

 

このように課題が作成できていますね。

以上初期設定、課題の作成方法の紹介でした。

筆者は特に詰まることなく進められたのでユーザーが操作に迷うことないように作られていると好感が持てました。

 

まとめ

Backlogを活用することで円滑にコミュニケーションをとりながらタスク管理をすることができます。

また、リモートワークのデメリットとされているチャットでの情報交換をスムーズに行うことができます。

もちろん個人開発の進捗管理でも便利さを発揮してくれるので、一度無料トライアルで実際に使ってみるのがおすすめです。

この機会にBacklogを使ってみてチームの臨機応変なタスク管理、円滑なコミュニケーションを促進してみてはいかがでしょうか。



ABOUTこの記事をかいた人

sugi

大学卒業後、IT企業に就職を果たす。システム開発・人工知能に触れながら大手企業と業務をこなす。2年半後脱サラし、フリーランス活動経験を経て 2019年2月から起業し、今に至る。 自社サービス及び製品を開発、ブログ収入、クラウドソーシングなど、多方面で売り上げを立てている。